電子帳簿保存法に合わせたファイル名の付け方（日付・金額・取引先）
メールで届いた請求書PDFやネットでダウンロードした領収書は、電子取引のデータとして保存し、「日付・金額・取引先」で探せるようにしておく必要があります。専用のソフトがなくても、ファイル名に規則性をもたせる方法が国税庁の一問一答で示されています。国税庁の資料を2026年10月18日に確認し、ファイル名の一括変更ツールで実際に名前を付けた結果とあわせてまとめました。
公開：2026年10月18日 最終更新：2026年10月18日 執筆：板野 克基（株式会社ブライトアセット） 編集方針
要点
- 電子取引のデータは、取引年月日その他の日付・取引金額・取引先で検索できるようにしておく必要があります（国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問48）。
- 専用ソフトがない場合の例として、国税庁は「20210131_㈱霞商店_110000」のように、日付・取引先・金額を統一した順序でファイル名に入れる方法を示しています（問19・問50）。国税庁のパンフレットでは「日付・金額・取引先」の順の例が示されており、順番そのものより、全部のファイルでそろえることが大切です。
- ファイル名で検索要件を満たす方法は、税務調査のときにデータのダウンロードの求めに応じられるようにしておくことが前提です。
- 基準期間（通常は2年前）の売上高が5,000万円以下で、ダウンロードの求めに応じられるようにしている場合などは、検索の要件そのものが不要とされています（問19・問48）。
検索の要件とは
国税庁の一問一答（問48）では、電子取引のデータの保存に次の検索機能が必要とされています。
| 要件 | 内容 |
|---|---|
| ⑴ 3つの項目で検索 | 取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件にできる |
| ⑵ 範囲で検索 | 日付または金額は、範囲を指定して検索できる |
| ⑶ 組み合わせて検索 | 2つ以上の項目を組み合わせて検索できる |
税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合は、⑵と⑶は不要とされています。ファイル名に日付・金額・取引先を入れておけば、パソコンのファイル検索で⑴の3つの項目を探せる、というのがファイル名を使う方法の考え方です（問50）。
ファイル名の付け方の例
| 決めること | 国税庁の資料での扱い |
|---|---|
| 入れる項目 | 取引年月日その他の日付・取引金額・取引先（問50） |
| 順番 | 統一した順序で入れる（問50）。パンフレットの例は「日付・金額・取引先」の順 |
| 日付 | 和暦でも西暦でもよいが、混ぜると抽出の妨げになるので、どちらかに統一する（問50） |
| 金額 | 帳簿の処理（税抜経理・税込経理）に合わせるのが基本。受け取ったデータに書かれた金額でもよい（問57） |
| 取引先ごとのフォルダ | 取引先ごとにフォルダを分け、ファイル名に日付と金額を入れる方法でもよい（問50） |
例えば、2026年10月5日に株式会社霞商店から届いた110,000円の請求書なら、日付・金額・取引先の順で「20261005_110000_株式会社霞商店.pdf」です。日付を8けたの西暦、金額をカンマなしの数字にしておくと、並べ替えたときに日付順になり、検索の語も打ちやすくなります。
迷いやすいケース
- 1か月分をまとめた納品書：個々の取引の日付と金額を使う方法のほか、そのデータの発行日（受領日）と合計金額を使う方法も、課税期間を通じて自社で一貫していれば差し支えないとされています（問55）。
- 金額のない契約書や見積書：取引金額を空欄または0円にしてよいとされています。空欄にするなら、空欄であることで検索できるようにしておきます（問58）。
- 1つのPDFに複数の請求書：中身を変えずに取引ごとに分割し、それぞれに規則性のあるファイル名を付ける方法が例として示されています（問54）。
- 同じ日・同じ金額・同じ取引先が2通ある：同じ名前になるので、末尾に「_2」などの枝番を付けて区別します。
検索の要件が不要になる場合
一問一答の問19・問48などでは、次のどちらかで、税務調査のときにダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、検索機能の確保は不要とされています。
| 条件 | 内容 |
|---|---|
| 売上高が5,000万円以下 | 個人は電子取引を行った年の前々年、法人は前々事業年度の売上高で判断（問51）。基準期間のない新規開業の年なども不要 |
| 印刷した書面を整理している | データを印刷した書面を、課税期間ごとに日付順・取引先ごとに整理して、提示・提出できるようにしている（問52） |
検索の要件が不要な場合でも、データそのものの保存は必要です。また、検索の要件とは別に、改ざんを防ぐための措置（タイムスタンプが付されたデータの受領、受領後速やかなタイムスタンプの付与、訂正削除の記録が残るシステム、訂正削除の防止に関する事務処理規程のいずれか）と、データを表示できるディスプレイ等の備え付けが求められています。事務処理規程のサンプルは国税庁のページで公開されています。自社がどの条件に当たるかは、国税庁の資料や顧問の税理士に確認してください。
ツールで名前をまとめて付ける
- ファイル名の一括変更ツールで、保存してあるPDFを選びます（ファイル名を1行に1つ貼り付けて試すこともできます）。
- 「付け方」で「電帳法（日付_金額_取引先）」を選ぶと、元の名前から日付・金額・取引先を読み取り、「日付_金額_取引先」の形の名前を作ります。
- 読み取れなかった項目は表の欄に入れて直します。
- 名前を変えたコピーをZIPで保存します（無料は20件まで、それ以上はパス）。元のファイルは変わりません。
10件の名前で試した結果です。
| 元の名前 | 新しい名前 |
|---|---|
| 請求書_株式会社霞商店_2026年10月5日_110,000円.pdf | 20261005_110000_株式会社霞商店.pdf |
| 2026.10.31_(株)霞商店_請求書_税込132,000円.pdf | 20261031_132000_(株)霞商店.pdf |
| 領収書 R8.10.5 霞商店 11000円.pdf | 20261005_11000_取引先.pdf（取引先は手で入れる） |
| 令和8年10月5日 霞商店 5,500円.pdf | 20261005_5500_取引先.pdf（取引先は手で入れる） |
| 霞商店 請求書 10月分.pdf | 日付_金額_取引先.pdf（3つとも手で入れる） |
和暦（R8・令和8年）は西暦の8けたに、「110,000円」はカンマなしの数字になりました。取引先は「株式会社」「(株)」「㈱」の付いた名前だと読み取れましたが、「霞商店」だけの場合や、空白で区切った名前では読み取れず、「取引先を入れてください」と表示されました。
ツールでできないこと
- PDFの中身を読むこと：読み取るのはファイル名だけです。名前に日付や金額がないファイルは、表に手で入れます。
- 索引簿（一覧表）を作ること：連番を付けて一覧表で管理する方法を選ぶ場合、一覧表は別に作ります。
- 改ざん防止の措置：ファイル名を変えるだけでは満たせません。事務処理規程などを別に用意します。
まとめ
ファイル名は「日付・金額・取引先」を同じ順序で、日付は西暦か和暦のどちらかにそろえて付けます。ファイル名の方法は、ダウンロードの求めに応じられるようにしておくことが前提で、改ざん防止の措置は別に必要です。請求書の書き方はインボイスの記載事項で確かめられます。
出典
- 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月）問19・問48〜問58（2026年10月18日確認）
- 国税庁 電子帳簿保存法 一問一答（Q&A）の一覧ページ（2026年10月18日確認）
- 国税庁 電子帳簿保存法対応！令和6年1月以降の電子取引データの保存方法について（令和6年11月）（2026年10月18日確認）
図面や請求書のファイル名をまとめて変えます。連番・日付を付ける、Excelの対応表（図番一覧など）で付け直す、電子帳簿保存法の「日付_金額_取引先」にそろえる、の3通り。ファイルは送らず、名前を変えたコピーをZIPで保存します。
ファイル名の一括変更（図面・電帳法の名前）を使う（無料：20件までZIP）公開中のツール 42本・解説ガイド 41本。入力した数字はブラウザの中だけで計算し、サーバーには送りません。